Faktura albo zamówienie przychodzi mailem, skanem, zdjęciem albo z KSeF. Ktoś otwiera plik, przepisuje numer, kwotę i NIP, pyta, czy ten dokument już był, i czeka na akceptację osoby, która jest poza biurem. Obok, na stronie, ktoś wypełnia formularz. Wiadomość ląduje na wspólnej skrzynce. Mija tydzień i nikt nie ma tego zapytania na swojej karcie.
Pierwszy proces, który bierzemy, to jeden taki obieg. Najpierw rozpoznanie: skąd dokument albo zapytanie wpływa, kto je dziś rusza ręcznie i które pole naprawdę musi zobaczyć człowiek. Potem ten jeden obieg wchodzi do pracy, w produkcji, nie w pokazie.
Siadamy przy Waszym obiegu i liczymy godziny. Wynik to mapa tego, jak to działa dzisiaj, oraz wycena jednego pierwszego procesu. Czas tego kroku: 1–2 tygodnie.
Na mapie jest:
- skąd wpływa faktura albo zamówienie: skrzynka, skan, PDF, zdjęcie, KSeF, treść maila;
- kto dziś przepisuje pola i do którego systemu one mają trafić;
- kto akceptuje, kto zastępuje osobę nieobecną i po jakim czasie dokument nie może stać;
- które pola odczyt jest w stanie oddać sam, a które idą do osoby, bo odczyt jest niepewny;
- jedno zdanie odbioru: ten dokument jest w systemie, a te same pola nikt nie wpisuje drugi raz.
Z mapy wychodzi kolejność. Jeden obieg na raz. Kolejny dokładamy wtedy, gdy poprzedni działa bez nas.
KSeF jest jednym z wejść faktury ustrukturyzowanej: plik ma numer i da się go przenieść do ewidencji bez przepisywania pól. Sam KSeF nie układa akceptacji w firmie i nie czyta zamówienia wklejonego w treść maila. Osobnej usługi „wdrożenie KSeF” w tej ofercie nie ma.
Faktura z maila, ze skanu i z KSeF oraz zamówienie z PDF-a albo z treści wiadomości wpadają w jeden proces.
- 01Dokument dostaje się do obiegu w momencie wpływu, razem ze skanem albo plikiem źródłowym.
- 02Odczyt wyciąga pola, których ten obieg potrzebuje: numer, daty, strony, kwoty, NIP, pozycje, których używacie przy zamówieniu.
- 03Pole niepewne idzie do osoby. Osoba zatwierdza albo poprawia. Nie przepisuje całego dokumentu od zera.
- 04Po akceptacji właściwej osoby zapis idzie do systemu, którego już używacie: księgowość, ERP albo kartoteka zamówień.
- 05Widać, na kim dokument stoi. Gdy ta osoba nie reaguje w umówionym czasie, zadanie przechodzi do zastępstwa, które jest na mapie.
Człowiek zostaje przy tym, czego nie da się odtworzyć z pliku: sporna kwota, brak zamówienia, wyjątek, którego reguła nie opisuje. Reszta nie wraca do ręcznego przepisywania.
Zapytanie z formularza albo z maila dostaje właściciela w momencie wpływu. Reguła przypisania jest z mapy: region, temat, kolejność, konkretna osoba. Wpis ląduje na karcie tej osoby, z terminem następnego kroku.
Cisza po ofercie albo po pierwszym kontakcie tworzy zadanie, nie kolejny masowy list. Na karcie jest kto i kiedy: oddzwonić, dopisać jedno zdanie do wysłanej oferty, zamknąć temat, jeśli klient odmawia. Przypomnienie jest dla handlowca. Treść do klienta pisze ta osoba albo szablon, który z nią uzgodniliście przy rozpoznaniu.
Potwierdzenie, że formularz doszedł, może wyjść od razu. To porządek wpływu. Dalsza rozmowa zostaje przy właścicielu zapytania.
Mapa obiegu i wycena
Faktura albo zamówienie działa w produkcji
Następny proces dopiero, gdy poprzedni działa bez nas. Raport zmiany co miesiąc
Kod zostaje u nas z bezterminową licencją na Waszą stronę; przy rozstaniu kopię statyczną, kod instancji z dokumentacją i pełny eksport
Raport miesięczny mówi, co w sposobie pracy się zmieniło: skąd dokument wszedł, ile razy człowiek poprawiał pole, które zapytania dostały właściciela, które stanęły. Liczba oderwana od tego obiegu nie jest obietnicą.
- Voicebot, recepcjonista całodobowy i persona z imieniem oraz awatarem.
- Nazwa narzędzia w tytule usługi. Obieg jest treścią oferty.
- Cennik, procent zwrotu, procent odczytu i liczba obsłużonych firm.
- Hala produkcyjna, windykacja, urlopy, rekrutacja i osobny projekt „sam KSeF”.
- Chat, który odpowiada klientowi zamiast osoby, gdy nikt nie jest właścicielem zapytania.
Pierwszy proces to rozpoznanie obiegu faktury albo zamówienia.
Napisz — ustalimy, co i w jakiej kolejności da się oddać maszynie.
kontakt@aion-automation.plAion Automation · NIP 8733298270 · REGON 529656432