KSeF jako wejście, nie osobna usługa
Faktura ustrukturyzowana z KSeF ma numer i da się ją przenieść do ewidencji bez przepisywania pól. Ale sam KSeF nie układa akceptacji w firmie.
KSeF to system, w którym faktura ma ustrukturyzowane pola: numer, daty, strony, kwoty, NIP, pozycje. To oznacza, że dokument da się przenieść do ewidencji bez przepisywania pól. To jedno z wejść — obok maila i skanu.
KSeF nie zastępuje obiegu
Sam KSeF nie układa akceptacji w firmie. Nie odczyta zamówienia wklejonego w treść wiadomości. Nie powie, kto ma zatwierdzić fakturę, gdy osoba odpowiedzialna jest nieobecna. Nie przypomni o terminie.
Dlatego nie sprzedajemy „wdrożenia KSeF” jako osobnej rzeczy. KSeF jest jednym z kanałów wpływu dokumentu — takim samym jak skrzynka mailowa czy skan.
Co KSeF zmienia w praktyce
Gdy faktura wpływa z KSeF, odczyt ma już ustrukturyzowane pola. To skraca krok drugi w obiegu: zamiast wyciągać pola z PDF-a czy skanu, system dostaje je gotowe. Ale reszta obiegu zostaje ta sama:
- Wpływ — dokument trafia do systemu z KSeF.
- Odczyt — pola są już ustrukturyzowane.
- Pole niepewne — jeśli coś wymaga potwierdzenia, idzie do człowieka.
- Akceptacja — właściwa osoba zatwierdza.
- Zapis — dokument ląduje w ewidencji.
KSeF przyspiesza krok 2. Nie zastępuje kroków 3, 4 i 5.
Co z dokumentami spoza KSeF
Nie wszystko przychodzi z KSeF. Zamówienia w treści maila, skany, zdjęcia — to też są wejścia do obiegu. Dlatego budujemy jeden proces, który obsługuje wszystkie kanały: KSeF, mail, skan, PDF. Jeden obieg, nie trzy osobne.
KSeF jest dobrym wejściem. Nie jest usługą samą w sobie.