KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system, w którym faktura ma ustrukturyzowane pola — numer, daty, strony, kwoty, NIP, pozycje — zapisane w formacie XML, który da się odczytać maszynowo. Dzięki temu fakturę da się przenieść do ewidencji bez przepisywania pól.

Co KSeF zmienia w obiegu faktury

Faktura z KSeF to jedno z wejść do obiegu dokumentu — obok maila, skanu, PDF-a i zdjęcia. Gdy dokument wpływa z KSeF, odczyt ma już gotowe pola. To skraca krok drugi obiegu: zamiast wyciągać pola z pliku (np. przez OCR), system dostaje je w strukturze.

Reszta obiegu zostaje ta sama:

1. Wpływ — dokument trafia do systemu z KSeF.
2. Odczyt — pola są już ustrukturyzowane.
3. Pole niepewne — jeśli coś wymaga potwierdzenia, idzie do człowieka.
4. Akceptacja — właściwa osoba zatwierdza.
5. Zapis — dokument ląduje w ewidencji.

KSeF przyspiesza krok 2. Nie zastępuje kroków 3, 4 i 5.

Czego KSeF nie robi

• nie układa akceptacji w firmie;
• nie powie, kto ma zatwierdzić fakturę, gdy osoba odpowiedzialna jest nieobecna;
• nie odczyta zamówienia wklejonego w treść wiadomości;
• nie przypomni o terminie.

Przykład z praktyki

Typowy obraz w firmie: część faktur wpływa z KSeF, część dostawców nadal przysyła PDF mailem, a zamówienia od klientów przychodzą w treści wiadomości. Jeśli KSeF potraktować jak osobny projekt, powstają trzy równoległe ścieżki. Dlatego budujemy jeden proces, który przyjmuje dokumenty z KSeF, maila, skanu i PDF-a: jeden schemat, jedno mierzenie, jedno zastępstwo.

Jak to ujmujemy w Aion Automation

Nie sprzedajemy „wdrożenia KSeF” jako osobnej rzeczy. KSeF jest dobrym wejściem, ale nie usługą samą w sobie. Pracę zaczynamy od rozpoznania — mapy obiegu, na której KSeF jest jednym z kanałów wpływu.