Obieg dokumentu

Obieg dokumentu to droga faktury albo zamówienia od wpływu do zapisu w systemie: skąd dokument przychodzi, kto odczytuje pola, kto akceptuje, kto zastępuje osobę nieobecną i gdzie ostatecznie trafia zapis.

Pięć kroków obiegu

1. Wpływ — dokument dostaje się do obiegu w momencie, w którym przychodzi, razem ze skanem albo plikiem źródłowym.
2. Odczyt — wyciągane są pola, których potrzebuje ten obieg: numer, daty, strony, kwoty, NIP, pozycje.
3. Pole niepewne — idzie do człowieka, który zatwierdza albo poprawia jedno pole, a nie przepisuje dokumentu od zera.
4. Zapis — po akceptacji właściwej osoby zapis trafia do systemu, którego już używacie: księgowości, ERP albo kartoteki zamówień.
5. Widoczność — widać, na kim dokument stoi. Gdy ta osoba nie reaguje w umówionym czasie, zadanie przechodzi do zastępstwa z mapy obiegu.

Jeden obieg, wiele wejść

Faktura z maila, ze skanu i z KSeF oraz zamówienie z PDF-a albo z treści wiadomości wpadają w jeden proces. Nie budujemy osobnych ścieżek dla każdego kanału: jeden schemat, jedno mierzenie, jedno zastępstwo.

Przykład z praktyki

Faktura przychodzi mailem. Ktoś otwiera plik, przepisuje numer, kwotę i NIP, sprawdza, czy dokument już był, i czeka na akceptację osoby, która jest poza biurem. Podobnie z zamówieniem: klient pisze maila, ktoś przepisuje numer, ilość i adres do ERP, a magazyn dostaje dane, które ktoś już raz wpisał. To jeden obieg — i bierzemy go w całości.

Co zostaje przy człowieku

To, czego nie da się odtworzyć z pliku: sporna kwota, brak zamówienia, wyjątek, którego reguła nie opisuje. Reszta nie wraca do ręcznego przepisywania.

Jak to ujmujemy w Aion Automation

Obieg faktury albo zamówienia to pierwszy proces, który bierzemy. Zaczynamy od rozpoznania, a odbiór opisuje jedno zdanie: ten dokument jest w systemie, a tych pól nikt nie wpisuje drugi raz.