Obieg faktury albo zamówienia: od wpływu do systemu
Jak wygląda jeden proces, który bierzemy na start: dokument wpływa, odczyt wyciąga pola, człowiek zostaje przy polu niepewnym, zapis idzie do systemu.
Najczęstszy obraz w firmie: faktura albo zamówienie przychodzi mailem, skanem albo z KSeF. Ktoś otwiera plik, przepisuje numer, kwotę i NIP, sprawdza, czy dokument już był, i czeka na akceptację osoby, której dziś nie ma. Obok ktoś wypełnia formularz, wiadomość ląduje na wspólnej skrzynce i po tygodniu nikt nie ma jej na swojej karcie.
To jeden obieg. Bierzemy go w całości.
Pięć kroków
- Wpływ. Dokument dostaje się do obiegu w momencie, w którym przychodzi — razem ze skanem albo plikiem źródłowym.
- Odczyt. Wyciągamy pola, których potrzebuje ten obieg: numer, daty, strony, kwoty, NIP, pozycje.
- Pole niepewne idzie do człowieka. Osoba zatwierdza albo poprawia jedno pole — nie przepisuje całego dokumentu od zera.
- Zapis. Po akceptacji właściwej osoby zapis idzie do systemu, którego już używacie.
- Widoczność. Widać, na kim dokument stoi. Gdy ta osoba nie reaguje, zadanie przechodzi do zastępstwa z mapy obiegu.
Co zostaje człowiekowi
Człowiek zostaje przy tym, czego nie da się odtworzyć z pliku: sporna kwota, brak zamówienia, wyjątek, którego reguła nie opisuje. Reszta nie wraca do ręcznego przepisywania.
KSeF jest wejściem, nie usługą
Faktura ustrukturyzowana z KSeF ma numer i da się ją przenieść do ewidencji bez przepisywania pól. To jedno z wejść — obok maila i skanu. Sam KSeF nie układa akceptacji w firmie i nie odczyta zamówienia wklejonego w treść wiadomości. Dlatego nie sprzedajemy „wdrożenia KSeF” jako osobnej rzeczy.