OCR (ang. optical character recognition) to odczyt tekstu i pól z obrazu — skanu, zdjęcia albo PDF-a — faktury lub zamówienia, tak żeby nikt nie musiał przepisywać ich ręcznie.
OCR w obiegu dokumentu
W obiegu dokumentu odczyt to krok drugi, zaraz po wpływie. Wyciąga pola, których potrzebuje dany obieg: numer, daty, strony, kwoty, NIP i pozycje, których używacie przy zamówieniu.
Kluczowe jest rozdzielenie dwóch rodzajów wyniku:
- odczyt pewny — pole idzie dalej samo;
- pole niepewne — trafia do osoby, która je zatwierdza albo poprawia. Nie przepisuje całego dokumentu od zera.
OCR a KSeF
Gdy faktura wpływa z KSeF, pola są już ustrukturyzowane — odczytu z obrazu nie trzeba. OCR zostaje potrzebny dla wszystkich innych wejść: skanów, zdjęć, PDF-ów przysyłanych mailem.
Przykład z praktyki
Faktura przychodzi mailem jako skan. Dziś ktoś otwiera plik, przepisuje numer, kwotę i NIP i sprawdza, czy ten dokument już był. W obiegu z odczytem te pola wyciąga maszyna, a do osoby trafia tylko to, czego odczyt nie jest pewny — na przykład sporna kwota.
Jak to ujmujemy w Aion Automation
Które pola odczyt odda sam, a które pójdą do osoby, ustalamy w rozpoznaniu — to jeden z punktów mapy obiegu. Nie podajemy „procentu odczytu” jako obietnicy: liczba bez źródła i daty u nas nie wychodzi.
Najczęstsze pytania
Czy OCR odczyta każdą fakturę bez błędów?
Tego nie obiecujemy. Rozdzielamy odczyt pewny od pola niepewnego. Pole niepewne idzie do osoby, która je zatwierdza albo poprawia — reszta nie wraca do ręcznego przepisywania.
Czym OCR różni się od KSeF?
Faktura z KSeF ma pola już ustrukturyzowane w XML, więc nie trzeba ich wyciągać z obrazu. OCR jest potrzebny przy skanach, zdjęciach i PDF-ach — wejściach, które w obiegu działają obok KSeF.
Dlaczego nie podajecie procentu skuteczności odczytu?
Procent odczytu jest u nas świadomie poza ofertą. Liczba pojawia się dopiero wtedy, gdy da się ją policzyć z danych konkretnego obiegu — z datą i źródłem.
Czytaj dalej w bazie wiedzy i na blogu
Powiązane pojęcia
Zaktualizowano:
Masz proces, który zjada godziny?
Pierwszy krok to rozpoznanie obiegu faktury albo zamówienia — 1–2 tygodnie, mapa i wycena.
kontakt@aion-automation.pl